home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Grab Bag / Shareware Grab Bag.iso / 005 / tonyray1.arc / TONY_RAY.DOC < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1985-09-07  |  3.8 KB  |  77 lines
  1.          ATTORNEY BILLING AND CLIENT MANAGEMENT PROGRAM
  2.  
  3.                            BY TONY RAY
  4.                           423 S. SPRING
  5.                        TYLER, TEXAS 75702
  6.                           214-593-2020
  7.  
  8.     THIS PROGRAM DESIGNED FOR AN IBMPC WITH COLOR AND AN EPSON FX-80.
  9.   START UP DBASEiii AND ENTER "DO TONY_RAY", MAKE MENU SELECTIONS AFTER
  10.                               THAT. 
  11.  
  12. 1.  BEFORE USING THE BILLING PROGRAM, YOU MUST ENTER NEW CASES ON THE
  13.     CASEFILE PROGRAM.  THE BILLING PROGRAM USES THE CASEFILE PROGRAM
  14.     TO OBTAIN NECESSARY INFORMATION.  IF YOU DO NOT HAVE ANY CASES TO
  15.     REFERENCE BY FILE NUMBER, THE BILLING PROGRAM WILL NOT WORK.
  16.  
  17. 2.  ON THE CASEFILE PROGRAM, THE CLIENT'S NAME SHOULD BE ENTERED ON A
  18.     LAST, FIRST BASIS.
  19.     THE FILE NUMBER SHOULD BE UP TO 6 DIGITS, SUCH AS 105002, AND SHOULD
  20.     IDENTIFY ONLY ONE CLIENT.    
  21.     BILLING CODE SHOULD BE 1 FOR HOURLY AND 5 FOR CONTINGENT FEE CASES.
  22.     BILLING ON HOLD SHOULD BE Y FOR CASES WHERE THE CLIENT WILL NOT BE 
  23.     SENT A MONTHLY BILL N FOR ALL OTHERS.
  24.     PREVIOUS BALANCE SHOULD BE WHAT THE CLIENT OWES WHEN YOU SWITCH OVER 
  25.     TO THIS PROGRAM.  IT WILL BE UPDATED BY THE PROGRAM AFTER EACH BILLING
  26.     CYCLE.
  27.     BEGINNING BALANCE IS FOR NEW CLIENTS WHO ARE GIVEN A MINIMUM FEE.  FOR
  28.     INSTANCE - MINIMUM FEE OF $1000.00 BUT AN HOURLY FEE FOR ALL TIME 
  29.     OVER 10 HOURS.  THE PROGRAM WILL NOT BILL FOR TIME - BUT WILL BILL
  30.     FOR EXPENCES - UNTIL TIME EXCEEDS $1000.00, AFTER $1000.00, THE 
  31.     PROGRAM WILL BILL REGULAR TIME AND EXPENSES. 
  32.    
  33. 3.  POSTING - IN THE BILLING PROGRAM
  34.     ONCE YOU ARE OUT OF THE MENU PART OF THE PROGRAM, YOU WILL BE 
  35.     REQUIRED TO HIT A RETURN AFTER EACH ENTRY. (THIS CAN BE CHANGED
  36.     BY ANYONE FAMILIAR WITH DBASEiii).
  37.     YOU WILL FIRST BE ASKED TO ENTER THE DATE AS 090685.
  38.     THE TIMEKEEPER WILL BE RR FOR $100.00 PER HOUR, TR FOR $150.00 PER
  39.     HOUR OR JP FOR $25.00 PER HOUR (SECRETARY TIME).
  40.     THE FILE NUMBER MUST BE AN EXISTING FILE NUMBER THAT HAS PREVIOUSLY
  41.     BEEN ENTERED ON THE CASEFILE PROGRAM.
  42.     CODE ONE IS A NUMBER CORRESPONDING TO ONE OF THE CODES IN THE
  43.     TWO.DBF (OR SECOND.DBF), USUALLY 1 TO 35.  CODE TWO IS A
  44.     NUMBER, USUALLY WITH A PRECEDING LETTER SUCH A B23 OR A5.  PRINT
  45.     THE TWO.DBF (OR SECOND.DBF) TO OBTAIN A COMPLETE LIST.  YOU MAY ALSO
  46.     ADD NEW CODES TO THIS DATABASE.
  47.     IF YOU DON'T WANT TO USE THE CODES BUILT INTO THE PROGRAM, JUST HIT
  48.     RETURN AT EITHER CODE ONE OR CODE TWO OR BOTH,  THE PROGRAM WILL GIVE
  49.     YOU 20 SPACES TO WRITE IN YOUR OWN DESCRIPTION (A TOTAL OF 40 SPACES IF
  50.     YOU HIT RETURN ON BOTH ONE AND TWO).
  51.     TIME SHOULD BE ENTERED IN TENTHS OF AN HOUR SUCH AS 2.4 OR .25.
  52.     WHEN YOU POST TO EXPENSES, YOU CAN ALSO USE THE BUILT IN CODES OR
  53.     ENTER A FREEHAND DESCRIPTION. A CODE ONE OF "19" WILL LET YOU MAKE
  54.     ADJUSTMENTS TO THE BILLS EITHER UP (125.00) OR DOWN (-125.00) IN ANY
  55.     AMOUNTS THAT YOU WANT. THE ADJUSTMENTS WILL NOT BE PRINTED ON THE 
  56.     CURRENT BILLS BUT WILL SHOW IF YOU PRINT A BILL WITH ALL ENTRIES TO
  57.     BE SHOWN.
  58.     THE EXPENSE ITEM SHOULD BE ENTERED IN DOLLARS AND CENTS,  SUCH AS
  59.     125.34 OR 25.00.
  60.     PAYMENTS SHOULD BE IN DOLLARS AND CENTS.
  61.  
  62. 4.  PRINTING BILLS
  63.    
  64.     PRINT A REVIEW FIRST.  THE ATTORNEY CAN MAKE CORRECTIONS. ENTERING
  65.     A CODE "19" WHILE IN EXPENSE POSTING WILL ALLOW ADJUSTMENTS TO THE
  66.     BILL. AN ENTRY CAN BE DELETED IN THE REVIEW PORTION OF THE POSTING
  67.     MENU.
  68.     WHEN YOU PRINT A BILL,  THE TOTAL AMOUNT OWED IS POSTED TO THE
  69.     PREVIOUL BALANCE.  THEREFORE, DON'T PRINT A BILL UNTIL YOU ARE
  70.     READY TO SEND IT OUT.
  71.  
  72. 5.  FEEL FREE TO MODIFY THE PROGRAM BUT PLEASE KEEP MY NAME ON IT.
  73.  
  74.                     GOOD LUCK,
  75.  
  76.                     TONY RAY
  77.